JurnalTransparansi.com, Tanah Karo – Dinas Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Karo terus mendorong peningkatan kualitas pengelolaan arsip daerah melalui inovasi MAKARO (Membantu Menata Arsip Karo).
Dinas Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Karo menggagas MAKARO untuk menjawab berbagai tantangan dalam pengelolaan arsip pemerintahan. Tantangan tersebut antara lain keterbatasan gedung arsip yang representatif dan kompetensi sumber daya manusia (SDM) bidang kearsipan yang masih perlu ditingkatkan.
Kepala Dinas Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Karo mengatakan, MAKARO mendukung penerapan tata kelola kearsipan sesuai amanat Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dan Peraturan Daerah Kabupaten Karo Nomor 07 Tahun 2023.
“MAKARO hadir untuk memastikan bahwa arsip ditangani secara tertib, sistematis, dan sesuai prinsip good governance,” ujarnya.
Melalui program tersebut, Dinas Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Karo menetapkan tiga tujuan utama. Pertama, program ini menjaga keselamatan arsip sebagai bukti akuntabilitas penyelenggaraan pemerintahan.
Kedua, MAKARO mendorong peningkatan kualitas pelayanan publik melalui penyediaan informasi yang cepat dan akurat. Ketiga, program ini membantu pemerintah daerah menyediakan data yang valid untuk mendukung pembangunan Kabupaten Karo.
Untuk mencapai tujuan tersebut, tim teknis Dinas Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Karo melakukan pendampingan ke sejumlah perangkat daerah. Tim tersebut juga menyambangi Bagian Umum Sekretariat Daerah Kabupaten Karo dan beberapa kecamatan.
Dalam kegiatan pendampingan, tim teknis terlebih dahulu mengecek kondisi arsip di setiap instansi. Selanjutnya, petugas mengidentifikasi dan memilah arsip berdasarkan fungsi serta nilai informasinya.
Petugas kemudian memisahkan arsip dari dokumen yang tidak termasuk kategori arsip. Setelah proses tersebut, petugas mencatat arsip yang memenuhi ketentuan ke dalam Daftar Arsip Inaktif.
Tim juga menata arsip tersebut menggunakan boks arsip standar. Penataan ini membantu petugas menyimpan dokumen secara lebih teratur dan memudahkan pencarian ketika instansi membutuhkan informasi tertentu.
Selain menata arsip, Dinas Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Karo memberikan pembekalan teknis kepada para pengelola arsip. Pembekalan tersebut membantu petugas memahami tata cara pengelolaan arsip sesuai kaidah kearsipan.
Dinas Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Karo berharap setiap perangkat daerah mampu menerapkan sistem kearsipan yang lebih tertib. Sistem tersebut juga dapat mempercepat pelayanan administrasi pemerintahan dan meningkatkan akurasi informasi.
Pengelolaan arsip yang baik turut membantu pemerintah dalam mengambil keputusan. Arsip menyediakan informasi dan data autentik yang dapat mendukung penyelenggaraan pemerintahan serta perencanaan pembangunan daerah.
Dinas Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Karo akan terus memantau pelaksanaan MAKARO. Tim juga akan melakukan evaluasi secara berkala untuk mengukur efektivitas program dan memperbaiki berbagai kekurangan dalam pelaksanaannya.
Melalui MAKARO, Dinas Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Karo menargetkan terciptanya tata kelola arsip yang lebih tertib, sistematis, cepat, dan akuntabel. Program ini sekaligus memperkuat pengelolaan informasi pemerintahan sebagai bagian penting dalam meningkatkan kualitas pelayanan publik di Kabupaten Karo.
